Facturation électronique›Documentation
La facturation électronique obligatoire, en clair
Ce guide explique ce que la réforme change concrètement pour votre entreprise : à quelle date, pour qui, dans quel format, et par quel chemin vos factures vont désormais passer. Il est écrit pour être lu par quelqu’un qui n’est ni comptable ni informaticien.
5 jours avant l’obligation de réception
Les dates et modalités décrites ici sont celles publiées par l’administration et peuvent évoluer. Pour votre situation précise, adressez-vous à votre expert-comptable ou consultez impots.gouv.fr. Invoice Guard HQ n’est pas une plateforme agréée.
Ce qui change, en une phrase
Jusqu’ici, une facture entre deux entreprises françaises pouvait être un PDF envoyé par email, voire un papier. La réforme remplace cela par une facture structurée, c’est-à-dire un fichier que le logiciel du destinataire sait lire tout seul, transmis par une plateforme agréée par l’administration plutôt que par votre boîte mail.
Deux obligations distinctes, souvent confondues, et c’est la source de la plupart des malentendus :
Recevoir, et émettre
- Recevoir des factures électroniques : obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, au 1er septembre 2026. Y compris si vous êtes seul et que vous facturez trois fois par mois.
- Émettre vos propres factures au format électronique : la date dépend de votre taille. Les grandes entreprises et les ETI au 1er septembre 2026, les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027.
Autrement dit : même une micro-entreprise qui n’a rien à changer à sa façon de facturer avant 2027 doit, dès septembre 2026, être en mesure de recevoir ce que ses fournisseurs vont lui envoyer. C’est la partie que beaucoup découvrent tard.
Suis-je concerné ?
Si votre entreprise est établie en France et assujettie à la TVA, oui. La franchise en base ne vous en dispense pas : un auto-entrepreneur en franchise doit lui aussi pouvoir recevoir des factures électroniques.
Les trois questions à vous poser
- Ai-je choisi une plateforme ? C’est le seul point vraiment bloquant au 1er septembre 2026. Sans plateforme, vous ne recevez rien.
- Mes coordonnées sont-elles à jour ? Votre numéro SIREN et votre numéro de TVA intracommunautaire servent à vous identifier dans l’annuaire. Une erreur ici et vos factures n’arrivent pas.
- Mes factures sortantes passeraient-elles ? Même si vous n’émettez pas encore en électronique, tester un fichier maintenant vous dit ce qui manquera le jour venu. C’est ce que fait le vérificateur.
Le calendrier
| Date | Qui | Obligation |
|---|---|---|
| 1er sept. 2026 | Toutes les entreprises | Pouvoir recevoir des factures électroniques |
| 1er sept. 2026 | Grandes entreprises et ETI | Également émettre au format électronique |
| 1er sept. 2027 | PME et micro-entreprises | À leur tour émettre au format électronique |
Source : impots.gouv.fr.
Les formats acceptés
Le socle repose sur trois formats, tous conformes à la norme européenne EN 16931. Vous n’avez pas à choisir vous-même dans la plupart des cas : votre logiciel ou votre plateforme le fait. Mais savoir lequel vous manipulez aide à comprendre ce que dit un message d’erreur.
Les trois formats du socle
- Factur-X : un PDF normal, lisible à l’œil, avec les données structurées cachées à l’intérieur du fichier. C’est le format le plus répandu en France parce qu’il reste lisible par un humain. Techniquement identique au ZUGFeRD allemand.
- UBL : un fichier XML pur, sans version lisible. Très utilisé à l’international et dans le réseau Peppol.
- CII : l’autre syntaxe XML de la norme, celle sur laquelle Factur-X s’appuie pour sa partie données.
Ce qui ne suffit plus : un PDF simple, un scan, une photo, un fichier Word. Ils n’ont pas de données structurées, donc le logiciel du destinataire ne peut rien en faire automatiquement.
Le vérificateur lit les trois, plus XRechnung (le profil du secteur public allemand), et vous dit lequel il a reconnu.
Les plateformes agréées
Une facture électronique ne s’envoie plus directement de vous à votre client. Elle passe par une plateforme agréée (auparavant appelée PDP, plateforme de dématérialisation partenaire), c’est-à-dire un prestataire immatriculé par l’administration fiscale, qui transmet la facture et signale à l’administration les données qu’elle attend.
Ce que vous devez faire, et ce que nous ne faisons pas
- Choisir une plateforme est obligatoire, et c’est la seule démarche réellement bloquante. Aucun outil de vérification ne s’y substitue.
- Invoice Guard HQ n’est pas une plateforme agréée et ne transmet aucune facture à l’administration fiscale. Nous n’avons pas d’immatriculation et ne prétendons pas en avoir une.
- Ce que nous faisons se situe avant et après : vérifier qu’un fichier est correct avant qu’il parte, et surveiller les factures reçues une fois qu’elles sont arrivées.
Les erreurs les plus courantes
Un fichier refusé l’est presque toujours pour une raison banale. Voici celles qui reviennent, et ce que le vérificateur vous dira.
Ce qui bloque en pratique
- Un numéro de TVA manquant ou mal formé. Le vôtre, celui du client, ou les deux. Le format attendu commence par le code pays, par exemple FR suivi de onze caractères.
- Une adresse incomplète. Rue, code postal, ville et pays sont attendus des deux côtés. Un champ vide suffit à faire échouer la validation.
- Des totaux qui ne tombent pas juste. La somme des lignes, la TVA et le total doivent être cohérents au centime. Un arrondi fait ligne par ligne au lieu du total est la cause classique.
- Une date d’échéance absente ou antérieure à la date d’émission.
- Un taux de TVA sans motif d’exonération quand le taux est à zéro. Si vous ne facturez pas de TVA, la norme veut savoir pourquoi.
Le vérificateur nomme le champ en français plutôt que de vous renvoyer un identifiant de règle, et le détail technique reste disponible en dessous si votre prestataire vous le demande.
Utiliser le vérificateur
Il est gratuit, sans inscription, et le fichier déposé n’est pas conservé : il est analysé en mémoire puis abandonné.
En trois gestes
- 1. Déposez le fichier. Un XML ou un PDF Factur-X, reçu d’un fournisseur ou produit par votre logiciel.
- 2. Lisez le verdict. Conforme, ou la liste de ce qui bloque, champ par champ, en français.
- 3. Corrigez, puis revérifiez. Si la facture vient d’un fournisseur, transmettez-lui la liste : c’est à lui de corriger.
Si vous devez créer un fichier conforme de toutes pièces, le studio le fait, mais il est en anglais : ouvrir le studio EN.
Après la réception, le vrai risque
La réforme résout un problème de conformité et en crée un de contrôle. À partir de septembre, vos factures fournisseurs arrivent structurées, en volume, et se rangent toutes seules. Personne ne les ouvre plus une par une, et c’est exactement dans ces conditions qu’un doublon, une facture payée deux fois ou un montant qui dérive passent inaperçus.
C’est ce que fait Invoice Guard HQ le reste de l’année : analyser vos factures pour trouver les doublons, les anomalies de facturation et les erreurs de conversion de devise, avec une explication en clair pour chaque cas. Cette partie de l’application est en anglais pour le moment.
Glossaire
- EN 16931
- La norme européenne qui définit ce que doit contenir une facture électronique. Tous les formats du socle s’y conforment.
- Factur-X
- Un PDF lisible contenant les données structurées à l’intérieur. Le format le plus courant en France. Équivalent du ZUGFeRD allemand.
- Plateforme agréée (PA)
- Prestataire immatriculé par l’administration fiscale, par lequel les factures transitent. Anciennement appelé PDP, plateforme de dématérialisation partenaire.
- e-reporting
- La transmission à l’administration de données sur les opérations qui ne sont pas couvertes par la facturation électronique entre entreprises françaises, comme les ventes aux particuliers ou à l’étranger.
- Peppol
- Un réseau européen d’échange de documents commerciaux. On y accède via un prestataire, généralement à travers son logiciel de comptabilité.
- UBL et CII
- Les deux syntaxes XML admises par la norme. UBL est autonome, CII est la base de la partie données de Factur-X.
- XRechnung
- Le profil allemand pour les factures adressées au secteur public. Le vérificateur le lit également.